Halo Sobat Kawan Online! Seiring berkembangnya teknologi membuat beberapa pekerjaan dilakukan secara remote, termasuk juga virtual assistant. Kira-kira apa sih virtual assistant itu? Apa saja tugasnya? Simak terus artikel ini yuk!
Pengertian Virtual Assistant
Virtual assistant merupakan pekerjaan online yang bertugas untuk membantu klien dalam mengerjakan administrasi pribadi maupun perusahaan dari jarak jauh atau remote.
Siapapun bisa mengerjakan pekerjaan ini, asal mempunyai kemampuan manajemen maupun administrasi. Profesi ini sama dengan asisten pada umumnya, hanya dapat kamu lakukan secara virtual dan efisien.
Seiring berkembangnya teknologi, banyak perusahaan yang berminat menggunakan jasa pekerjaan ini karena mereka menganggap jasa ini lebih efektif dan efisien. Perusahaan tidak perlu menghabiskan uang untuk membuat ruangan lagi karena profesi ini tidak membutuhkan ruangan khusus.
Asisten virtual dapat menjalankan tugas tertentu yang klien minta untuk mendukung jalannya bisnis. Biasanya, pekerjaan ini bekerja sebagai karyawan di suatu perusahaan. Namun, tidak jarang juga yang berstatus sebagai freelance, berpindah kontrak dari perusahaan ke perusahaan.
Tugas dan Tanggung Jawab Sebagai Virtual Assistant
Pada dasarnya tugas virtual assistant adalah mengerjakan tugas administratif tergantung dari kebutuhan klien atau perusahaan.
Ada beberapa tugas dan tanggung jawab yang kamu lakukan sebagai seorang virtual assistant:
1. Mengatur Jadwal
Jadwal yang diatur oleh asisten virtual biasanya berupa jadwal meeting, menyusun agenda harian, jadwal kerja, jadwal liburan, ataupun pekerjaan lainnya yang berkaitan dengan penjadwalan.
2. Mengatur Panggilan Telepon
Biasanya ini akan kamu lakukan supaya klien mempunyai waktu khusus untuk melakukan maupun menerima panggilan telepon, hingga klien bisa fokus melakukan pekerjaan tanpa harus terganggu dengan panggilan telepon.
3. Mengelola Email
Tugas ini biasanya berupa mengirim email baru, mengecek email penting, menghapus email spam, maupun tugas lainnya. Dan jika sekiranya ada email penting, ia harus memperlihatkannya kepada atasan.
4. Mengelola media sosial
Tugas ini bertujuan untuk membantu klien dalam membuat online presence di media sosial seperti membuat postingan untuk membagikan kabar terbaru dan berinteraksi dengan pengguna di media sosial.
Ada juga tugas lainnya yaitu membalas komentar dan pesan yang datang dari followers atau bahkan insight media sosial perusahaan. Di zaman sekarang, perusahaan sangat membutuhkan bantuan virtual assistant untuk membantu menjalankan bisnis di media sosial.
5. Mengelola Website
Contoh tugasnya yaitu membuat postingan blog, menjawab komentar, melakukan riset konten, memantau perkembangan website, memperbaiki kendala teknis yang terjadi pada website maupun tugas lainnya.
Skill yang Kamu Butuhkan untuk Menjadi Seorang Virtual Assistant
Menjadi seorang virtual assistant tent`unya harus memiliki skill. Berikut skill yang harus kamu miliki yaitu:
1. Skill Komunikasi
Kemampuan untuk berkomunikasi secara lisan maupun tertulis merupakan dasar yang harus kamu kembangkan saat menekuni profesi ini, karena semua pekerjaan ini dilakukan lewat online.
2. Kemampuan Manajemen Waktu dan Proyek
Skill ini akan sangat mempermudah untuk mengatur jadwal serta menyelesaikan tiap proyek dengan tepat waktu. Pekerjaan ini biasanya memakai tools seperti aplikasi Trello, Nation, atau aplikasi sejenisnya. Biasanya, dipakai untuk manajemen waktu dan proyek.
3. Mempunyai Ketelitian
Skill ini kamu perlukan supaya bisa meminimalisir terjadinya kesalahan kecil yang akan berdampak besar terhadap pekerjaan.
4. Memiliki Skill IT
Untuk menekuni profesi ini, kamu akan lebih banyak memakai desktop maupun jaringan internet. Skill IT yang perlu kamu kuasai yaitu Microsoft Office.
5. Kemampuan dalam Media Sosial
Mempunyai kemampuan media sosial merupakan sebuah nilai plus. Karena, klien biasanya memerlukan online presence, namun tak mempunyai waktu untuk melakukan pengelolaan media sosial sendiri.
Tools yang dipakai oleh klien juga beragam, kamu bisa menyesuaikan dengan jenis media sosial yang digunakan oleh klien. Umumnya, pekerjaan ini memakai aplikasi seperti Hootsuite. Sebab aplikasi ini memingkinkan untuk dapat mengelola beberapa akun sekaligus.
6. Skill Pengambilan Keputusan
Menjadi seorang virtual assistant, kamu harus bisa menentukan sendiri keputusan yang tepat untuk diambil apabila klien tidak bisa dihubungi.
Cara Menjadi Virtual Assistant
Jadi gimana sih cara dan tips untuk menjadi seorang virtual assistant? Yuk simak terus. Berikut ini adalah cara untuk menjadi seorang asisten virtual:
1. Ikut Pelatihan
Banyak pelatihan virtual assistant yang dapat kamu ikuti, pelatihan gratis maupun berbayar. Upaya ini dapat kamu lakukan untuk membantu mengembangkan skill yang kamu butuhkan dan juga bisa memperoleh informasi tentang cara kerja virtual assistant, hingga kamu bisa lebih siap untuk menjalani profesi sebagai Asisten Virtual Profesional.
2. Tentukan Jenis Pelayanan
Setelah mengikuti pelatihan, kamu sudah harus bisa mengetahui skill yang kamu kuasai dan identifikasi skill terkuat kamu, serta pekerjaan yang senang kamu lakukan.
Tujuannya agar kamu bisa dengan mudah untuk menentukan jenis layanan virtual assistant apa yang akan kamu tawarkan untuk calon klien. Hal itu bisa mempermudah kamu untuk mendapatkan klien berdasarkan jenis pelayanan yang kamu tawarkan.
3. Tentukan Tarif Jasa
Tarif yang akan kamu dapatkan juga berbeda-beda. Tergantung dari jenis tugas maupun klien yang kamu tangani. Oleh sebab itu, kamu harus menentukan tarif jasa yang kamu tawarkan dengan tepat.
Caranya, dengan mengecek sejumlah bayaran yang biasanya diperoleh pekerjaan ini di situs-situs informasi gaji maupun lowongan kerja. Besarnya tarif juga menyesuaikan pengalaman yang kamu punya.
Pastikan juga besaran pembayaran yang kamu peroleh sudah sesuai dengan kebutuhan kerja kamu. Kemudian atur, apakah pembayaran gaji kamu akan dihitung perjam, perhari, ataupun kontrak tergantung kesepakatan dengan klien.
4. Bangun Personal Branding
Kamu perlu melakukan personal branding agar lebih mudah untuk mendapatkan klien. Salah satu caranya yaitu kamu bisa membuat website pribadi dan membagikan cerita pengalaman ataupun contoh pekerjaanmu saat menjadi virtual assistant.
Website portofolio juga bisa kamu pakai untuk membangun kepercayaan calon klien. Selain itu, media sosial juga untuk menunjang profesi ini, yaitu untuk membangun jaringan bersama pekerja lainnya. Hingga peluangmu untuk mendapatkan klien akan lebih mudah.
5. Lowongan Pekerjaan
Kamu bisa lanjut mencari lowongan pekerjaan sebagai virtual assistant setelah merasa sudah siap untuk berkarir di bidang ini. Kamu bisa mencarinya di situs lowongan pekerjaan terpercaya seperti LinkedIn dan Indeed. Atau bisa juga mencari di situs freelance seperti Upwork dan Fiverr.
6. Kembangkan Spesialisasi
Teruslah kembangkan skill pekerjaan virtual assistant yang kamu miliki. Karena biasanya pekerjaan ini yang mempunyai spesialisasi akan berpotensi untuk memperoleh pekerjaan dengan lebih mudah. Hal ini juga bisa menjadi faktor untuk meningkatkan pendapatan.
7. Website Portfolio
Hal terpenting yang perlu kamu miliki ketika ingin menjadi virtual assistant yaitu portofolio yang bisa kamu pakai untuk menampilkan contoh pekerjaan maupun testimoni yang kamu dapatkan dari klien. Hal ini dapat mempermudah memperoleh klien baru.
